Итоги рабочего совещания по взаимодействию управления ЗАГС и нотариальной палаты Калужской области

27 августа 2025 года в Калуге состоялось важное рабочее совещание, посвященное вопросам взаимодействия управления ЗАГС Калужской области и Калужской областной нотариальной палаты. Мероприятие было организовано в свете недавних изменений в федеральное законодательство, которые возложили на нотариусов новые обязанности по проверке сведений через Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС).

Встреча прошла при участии ключевых представителей всех заинтересованных сторон: руководства управления ЗАГС, президента нотариальной палаты, представителя Управления Минюста России по Калужской области и практикующих нотариусов.

Ключевые изменения в законодательстве

Поводом для глубокого обсуждения стал Федеральный закон от 25 июля 2024 года, который дополнил статью 71 Основ законодательства РФ о нотариате. Согласно новым нормам, нотариус при выдаче свидетельства о праве на наследство обязан:

1. Проверить факт государственной регистрации смерти наследодателя.

2. Удостовериться в наличии правовых отношений, являющихся основанием для наследования.

3. Проверить подлинность документов о государственной регистрации актов гражданского состояния (АГС), предоставленных наследниками.

Основным инструментом для выполнения этих задач является запрос сведений в ЕГР ЗАГС через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Выявленные проблемы и пути их решения

В ходе совещания были детально обсуждены системные и технические проблемы, с которыми нотариусы столкнулись на практике:

• Отсутствие записей при наличии подлинного свидетельства: Система может не находить актовую запись, даже если на руках у заявителя есть оригинальный документ.

• Ошибки при конвертации архивных данных: Акты, особенно за период с 1926 по 2018 годы, переносились в электронный вид строго по бумажным носителям, что привело к ошибкам из-за неразборчивого почерка, устаревших форм бланков и человеческого фактора.

• Трудности с поиском записей из новых территорий (ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей), а также Республики Крым, Севастополя и Чеченской Республики.

Были выработаны конкретные рекомендации для нотариусов по составлению запросов, основанные на методических указаниях от управления ЗАГС:

1. Не указывать в запросе СНИЛС и реквизиты ранее выданного свидетельства.

2. Вариативность написания: Использовать разные варианты имен и фамилий (Наталья/Наталия, е/ё).

3. Учет исторических особенностей бланков:

o Для записей о рождении до 1958 года не указывать отчество и место рождения.

o Для записей до 1970 года не указывать дату рождения родителей или супругов в актах о браке и рождении.

4. Упрощение запросов: При отсутствии результата пробовать запросы без отчества, с сокращенными именами (Лида вместо Лидия) или без указания даты рождения.

5. Учет опечаток: Учитывать возможные ошибки в написании месяцев (июнь/июль) из-за неразборчивого почерка в оригинальных документах.

Принятые решения и дальнейшие шаги

Участники совещания пришли к консенсусу по следующим пунктам:

1. Создание общего рабочего чата. Для оперативного решения возникающих вопросов и обмена опытом между нотариусами и специалистами органов ЗАГС будет создан общий чат в мессенджере.

2. Тиражирование рекомендаций. Подсказки по поиску в ЕГР ЗАГС, представленные управлением ЗАГС, будут распространены среди всех нотариусов Калужской области для использования в повседневной работе.

3. Разработка рекомендуемых текстов доверенностей. КОНП и управлению ЗАГС поручено подготовить и утвердить рекомендуемые формы текстов доверенностей, предусматривающих полномочия на представление интересов граждан в органах ЗАГС для подачи заявлений об исправлении, изменении или восстановлении записей актов гражданского состояния. Это позволит избежать правовой неопределенности и исключит случаи отказа в приеме документов из-за некорректно сформулированных полномочий.

4. Выработка единых подходов. Стороны договорились продолжать совместную работу для выработки единых методических рекомендаций по разрешению сложных и спорных ситуаций, в том числе по вопросам повторной проверки сведений и исправления актовых записей.

Проведенное совещание стало наглядным примером эффективного межведомственного диалога, направленного на решение практических задач. Несмотря на объективные сложности, связанные с масштабными изменениями в законодательстве и несовершенством электронных систем, стороны продемонстрировали готовность к сотрудничеству.

Создание прямых каналов коммуникации и обмен ценными практическими рекомендациями позволят нотариусам Калужской области более эффективно выполнять новые требования закона, минимизировать ошибки и, в конечном счете, обеспечить надежную защиту прав наследников.